Procedimento
Esta é uma das funcionalidades do plano Gestão Inteligente que permite sua empresa enviar relatórios do Genyo a seus colaboradores para coleta de assinatura eletrônica, sem a necessidade de impressão em papel. Esta funcionalidade também exige uma foto do colaborador para comprovar que foi ele mesmo quem assinou o documento.
O colaborador também consegue contestar informações que ele acredita que a empresa deve revisar antes dele assinar o documento. Você poderá responder essa contestação e ela ficará disposta no sistema tal como um chat com seu colaborador! ?
Há três maneiras de habilitar a funcionalidade Assinatura Eletrônica para seus colaboradores: Para um funcionário em específico, para todos os colaboradores de uma Unidade de Trabalho em específico e para todos os colaboradores cadastrados no sistema.
Abaixo ensinamos cada uma delas:
Como habilitar a assinatura eletrônica para um colaborador
– Acesse o menu lateral “Colaboradores”;
– Clique sobre o nome do funcionário em questão;
– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;
– Depois basta clicar em “Salvar”.
Como habilitar a assinatura eletrônica de uma Unidade de Trabalho
– Basta acessar o menu lateral “Administrativo > Unidades de trabalho”;
– Clique sobre a Unidade de Trabalho que deseja habilitar essa funcionalidade ou clique em “Nova” se desejar criar uma nova unidade de trabalho já com essa configuração ativada;
– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;
– E agora clique em “Salvar”.
Como habilitar a assinatura eletrônica para todos os colaboradores
– Basta acessar o menu lateral “Configurações > Sistema”;
– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;
– Depois é só descer a tela e marcar a caixinha “Aplicar configurações a todos os colaboradores;”
– E agora clique em “Salvar”.
Como enviar e acompanhar a assinatura de documentos
Após os ajustes necessários no Histórico do colaborador, você pode enviar relatórios para o funcionário assinar eletronicamente.
Observação: Certifique-se que os respectivos e-mails foram cadastrados no perfil dos funcionários.
– Acesse o menu lateral “Relatórios” e selecione:
- o “Tipo” de relatório desejado
- o “Período de apuração” que deseja para o documento;
- e o “Colaborador” em questão
Atenção: Para esse tipo de ação, não é possível enviar o relatório para coleta de assinatura para todos os colaboradores em lote. Somente para um colaborador por vez.
– Clique em “Enviar assinatura eletrônica”;
– Clique em “Sim, enviar”.
O Genyo enviará um e-mail automaticamente para seus colaboradores informando sobre os documentos disponíveis para a assinatura em suas áreas web.
Você pode consultar o andamento da assinatura dos documentos enviados aos colaboradores acessando o menu lateral “Relatórios” e clicar no botão “Assinaturas solicitadas”.
Para ver a foto que o colaborador registrou no momento da assinatura do documento, clique no ícone da câmera na frente do nome do colaborador em questão.
Como criar assinaturas eletrônicas para o empregador/gestor
Faça login em sua área administrativa;
– Acesse o menu lateral ‘Administrativo’;
– Clique no submenu ‘Usuários’;
– Clique no nome do seu usuário e depois em ‘Crie sua assinatura eletrônica’.
-No campo em branco escreva sua assinatura;
-Clique em ‘Visualizar’ para ver como ficou;
-Se não estiver de acordo, basta clicar em ‘Limpar’;
-Senão, clique em ‘Salvar’.
Pronto, sua assinatura eletrônica está cadastrada.
Como assinar um relatório como empregador/gestor
Um relatório estará disponível para assinatura do empregador/gestor após o colaborador já ter assinado o documento primeiro.
– Acesse o menu lateral ‘Relatórios’.
– Clique em ‘Assinaturas Solicitadas’.
– Selecione a data da solicitação, o status ‘Assinado pelo colaborador’ e clique em ‘Buscar’.
– Clique no ícone verde para ‘Assinar documento’.
-Tire uma foto do seu rosto para confirmar a assinatura.
Pronto! O relatório já está duplamente assinado por você e seu colaborador.
Veja também
→ Como o colaborador cria a realiza a Assinatura Eletrônica de relatórios
