Funcionalidade Assinatura Eletrônica – Empresa

Sumário

Procedimento: Assinatura Eletrônica

Esta é uma das funcionalidades do plano Gestão Inteligente que permite à empresa enviar relatórios do Genyo aos seus colaboradores para coleta de assinatura eletrônica, sem a necessidade de impressão em papel.

A funcionalidade exige uma foto do colaborador para comprovar que foi ele mesmo quem assinou o documento.

O colaborador também pode contestar informações que acredita que a empresa deve revisar antes de assinar o documento.

Você pode responder essa contestação e, a partir daí, ela fica disposta no sistema como um chat com o colaborador!

três maneiras de habilitar a funcionalidade Assinatura Eletrônica para os colaboradores: para um funcionário específico, para todos os colaboradores de uma Unidade de Trabalho, e para todos os colaboradores cadastrados no sistema.

Veja abaixo o passo a passo de cada uma delas:

Como habilitar a assinatura eletrônica para um colaborador

  • Acesse o menu lateral “Colaboradores”

menu colaboradores

  • Clique sobre o nome do funcionário em questão

vincular unidade de trabalho

  • Desça a tela até o campo “Assinatura eletrônica”
  • Marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”

campo assinatura

  • Aí, basta clicar em “Salvar”

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica de uma Unidade de Trabalho

  • Acesse o menu lateral “Administrativo > Unidades de trabalho”

criar uma unidade de trabalho

  • Clique sobre a Unidade de Trabalho para a qual você deseja habilitar essa funcionalidade, ou
  • Clique em “Nova” se desejar criar uma nova unidade de trabalho já com essa configuração ativada
  • Desça a tela e encontre o campo “Assinatura eletrônica”
  • Marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”
  • E agora, clique em “Salvar”

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica para todos os colaboradores

  • Entre no menu lateral “Configurações > Sistema”

menu sistema

  • Role a tela até o campo “Assinatura eletrônica”
  • Marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”

campo assinatura

  • Depois, é só descer a tela e marcar a caixinha “Aplicar configurações a todos os colaboradores”

aplicar a todos os colaboradores

  • Finalmente, clique em “Salvar”

escala folga fixa

Como enviar e acompanhar a assinatura de documentos

Após os ajustes no Histórico do colaborador, você pode enviar os relatórios para o funcionário assinar eletronicamente.

  • Observação: Certifique-se que os respectivos e-mails foram cadastrados no perfil dos funcionários.

Envio individual

Acesse o menu lateral “Relatórios” e selecione:

  • Tipo de relatório desejado
  • Período de apuração que deseja para o documento;
  • Colaborador em questão

Em seguida:

  • Clique em “Enviar assinatura eletrônica”;
  • Clique em “Sim, enviar”.

enviar assinatura eletrônica

Envio em massa

Acesse o menu lateral “Relatórios” e selecione:

  • Tipo de relatório desejado;
  • Período de apuração que deseja para o documento;

Em “Colaborador” selecione “todos”.

Em “unidade de trabalho” selecione a desejada.

  • Clique em “Enviar assinatura eletrônica”;
  • Clique em “Sim, enviar”.

enviar assinatura eletrônica (2)

O Genyo enviará automaticamente um e-mail para os colaboradores informando sobre os documentos disponíveis para assinatura na Área Web.

Você pode consultar o andamento da assinatura dos documentos acessando o menu lateral “Relatórios”, e clicando no botão “Assinaturas solicitadas”.

Para ver a foto que o colaborador tirou no momento da assinatura, clique no ícone da câmera na frente do nome do colaborador em questão.

imagem3 (assinatura eletrônica)

Como criar assinaturas eletrônicas para o empregador/gestor

  • Faça login em sua área administrativa
  • Acesse o menu lateral ‘Administrativo’
  • Clique no submenu ‘Usuários’

assinatura eletrônica

  • Clique no nome do seu usuário e depois em ‘Crie sua assinatura eletrônica’.

assinatura eletrônica

assinatura eletrônica

  • No campo em branco, escreva sua assinatura

assinatura eletrônica

  • Clique em ‘Visualizar’ para ver como ficou

assinatura eletrônica

  • Se não estiver de acordo, basta clicar em ‘Limpar’
  • Agora, se estiver tudo certo, clique em ‘Salvar’

assinatura eletrônica

assinatura eletrônica

  • Pronto! Sua assinatura eletrônica está cadastrada e disponível para uso.

Como assinar um relatório como empregador/gestor

Um relatório é disponibilizado para assinatura do empregador/gestor após o colaborador assinar o documento.

Para assinar esse relatório, siga o passo a passo abaixo:

  • Acesse o menu lateral ‘Relatórios’

assinatura eletrônica

  • Clique em ‘Assinaturas Solicitadas’

assinatura eletrônica

  • Selecione a data da solicitação, o status ‘Assinado pelo colaborador’ e clique em ‘Buscar’

assinatura eletrônica

  • Clique no ícone verde para ‘Assinar documento’

assinatura eletrônica

  • Tire uma foto de rosto para confirmar a assinatura

assinatura eletrônica

  • Pronto! O relatório já está duplamente assinado por você e seu colaborador.

Veja também

→ Como o colaborador cria a realiza a Assinatura Eletrônica de relatórios

→ Tela principal de Suporte

→ Página principal do Genyo

→ Ferramentas e calculadoras

WhatsApp Icon Ajuda

Consentimento de Cookies

Nosso site usa cookies para melhorar a navegação. Ao continuar navegando, você declara ciência dos: Termos de Uso, Políticas de Privacidade e Cookies.