De forma simplificada, o sistema de gestão empresarial é um programa com foco na gerência de tarefas de um determinado negócio. É essencial para as empresas de diferentes porte, sejam pequenas, médias ou grandes.
Por meio dele é possível otimizar tarefas, melhorar ações do dia a dia, além de se dedicar mais à parte estratégica da empresa, assim é possível melhorar os números do negócio e aumentar as vendas. Além do mais, essa ferramenta também permite a tomada de decisão mais assertiva.
Desse modo, fazer uma boa escolha de um sistema de gestão, nem sempre é uma tarefa fácil, pois, cada empresa possui suas particularidades e uma solução que pode funcionar bem para uma, nem sempre será melhor para outra.
Porém, existem alguns erros bastante comuns, que muitos gestores e profissionais cometem na hora da escolha e isso pode acabar trazendo alguns contratempos. Com isso em mente, separamos alguns desses erros comuns.
Então, acompanhe o nosso post até o final e saiba mais sobre o assunto!
1. Não estabelecer os objetivos principais do sistema de gestão
A princípio, mesmo que uma empresa conte com ótimas ferramentas de gestão, não adianta caso os profissionais não saibam que caminho seguir. Desse modo, é essencial que a organização compreenda quais são os objetivos principais que buscam ao utilizarem um sistema de gestão.
Assim, estabelecer os pontos que fizeram a empresa buscar um novo sistema de gestão para a empresa, deve ser bem estipulado.
Em geral, os motivos mais comuns tendem a ser:
- O constante crescimento da empresa impede que essa gestão possa ser realizada por meio de planilhas ou sem sistema;
- O sistema antigo não atendia às necessidade de um ou vários pontos do dia a dia na organização e com isso algumas atividades eram afetadas;
- É necessário que a empresa atenda alguma demanda de um cliente mais exigente ou do governador, por exemplo, por isso, é necessário o uso de um sistema específico.
Nesse sentido, caso a empresa não estabeleça esse ponto, a probabilidade de fazer uma péssima escolha do sistema de gestão é bem maior, além de acabar não atendendo as expectativas.
2. Não observar se o sistema consegue atender o seu segmento
Tratando de maneira mais específica, atualmente, no mercado, é possível encontrar vários modelos de sistema de gestão, dezenas ou até mesmo centenas de opções. Assim, claro, que também há diferentes tipos de sistemas de gestão.
Por exemplo, é claro que a demanda de gestão de uma empresa do segmento de publicidade online, será totalmente diferente de uma indústria que trabalha com tubos metálicos que deseja ter uma melhora em seu OEE.
Um dos erros mais comuns na hora de escolher o sistema de gestão, é acreditar que qualquer um deles pode atender qualquer segmento. Na maioria dos casos eles não são, principalmente, se a sua empresa tiver uma grande complexidade quando se trata dos processos.
Desta forma, evite esse erro e se atente de se certificar que o fornecedor do sistema, possui a capacidade de atender empresas que atuem em seus segmentos, ou seja, que ele já possui clientes com o ramo parecido ao seu negócio.
3. Acreditar que o ERP deve realizar tudo
Em alguns casos, também há empresas que desejam que o sistema de gestão realize tudo. A ideia de um ERP, que possui a capacidade de solucionar todas as demandas de gestão e os processos, deve ficar para trás e oferecer espaço para a integração e ecossistemas de gestão.
Um dos maiores erros de alguns gestores, é querer atender todo o controle e gestão da empresa, utilizando apenas um sistema, isso é nadar contra a maré. Além disso, dessa forma também aumenta as chances de ficar com um sistema desatualizado em alguns quesitos.
Atualmente, é cada vez mais comum optar por usar um sistema de gestão maior, sendo integrado a pequenas soluções de processo mais específicas. Afinal, esse meio pode ser mais vantajoso para a sua empresa.
Pois, com esse sistema a empresa consegue realizar a parte principal da gestão no sistema ERP e ainda pode contar com auxílio para outros pontos que são bastante específicos.
4. Não oferecer atenção a tecnologia e atualizações do sistema
Um dos pontos principais para fazer uma boa escolha do sistema de gestão, é essencial que toda a equipe se atente a tecnologia utilizada pela empresa fornecedora na qual estão avaliando.
Alguns pontos principais são: se trata de um sistema web, que permite o profissional acessar remotamente, funciona em qualquer aparelho celular ou também que permita o armazenamento em nuvem. Por mais que pareçam funcionalidades bastante óbvias, a maioria não estão disponíveis em sistemas antigos.
Ainda mais, também é necessário observar quais são as frequências de atualização disponíveis. Pois, se não há uma boa frequência de atualização, as chances de ficar rapidamente desatualizado são bem maiores, principalmente em relação à mudança de governo, dos consumidores e até mesmo na rotina dos colaboradores.
5. Não testar ou ter acesso a demonstração antes de fechar contrato com o fornecedor
Outro erro comum entre os gestores, é não ter acesso a uma demonstração da ferramenta em funcionamento na prática. Afinal, algo bastante comum é que os vendedores alimentem uma grande expectativa em seus clientes, mas na prática pode ser bastante diferente.
Desse modo, é fundamental que nenhuma decisão de compra seja tomada, tendo como base apenas a conversa com o fornecedor.
Realize testes e peças demonstrações do sistemas funcionando.
Em geral, essa ação pode ser feita por meio de teste práticos com uma versão própria para a demonstração do sistema, quanto com um vídeo de demonstração em situações onde o sistema é mais complexo.
O ponto fundamental é que toda a sua equipe possa ver o sistema em funcionamento e se realmente tem capacidade de realizar tudo o que se espera, ou seja, o que foi mencionado durante o processo de aquisição. Com isso a equipe passa a ter mais segurança ao se tratar de decisões.
Conheça o Genyo: o controle de ponto eletrônico para o gestor de RH e DP economizar dinheiro e tempo!
