O registro de ponto é uma ferramenta necessária para o RH de muitas empresas, sobretudo no Brasil, cuja legislação trabalhista torna a existência desse sistema uma obrigação em alguns casos. Entretanto, o que é um registro de ponto ainda pode ser uma dúvida para algumas pessoas que desejam empreender.
O modelo de registro de ponto atual, quando um colaborador mantém o controle de quando entra e quando sai do local de trabalho, podendo registrar suas horas extras é muito antigo. A partir da sua origem, o registro de ponto evoluiu e se difundiu pelo resto do mundo.
O registro de ponto tem um funcionamento muito simples, porém é crucial que o RH da empresa saiba operá-lo para não cometer erros que podem gerar dores de cabeça e até mesmo processos trabalhistas. Por isso, o Genyo preparou esse texto para esclarecer tudo o que diz respeito ao registro de ponto eletrônico.
O que é um registro de ponto?
O registro de ponto pode ser definido como uma maneira de controlar os horários de início e término de funcionários horistas (ou com horário flexível) em um local de trabalho. Outro termo usado para registro de ponto é “controle de ponto”.
Normalmente, os funcionários inserem manualmente um cartão de ponto em uma máquina ou pressionam um botão. A máquina registra automaticamente a data e a hora em que os funcionários entram e saem. Os funcionários que usam relógios de ponto devem estar fisicamente presentes para entrar e sair do trabalho.
Muitas empresas hoje continuam a contar com relógios perfurados de cartão de ponto e registro manual de horas dos funcionários. Esses métodos provaram ser pouco confiáveis, demorados e negativos para o resultado final.
Devido à tecnologia e inovação, o processo de registro das horas gastas por cada funcionário no local de trabalho agora pode ser digitalizado. O uso de um aplicativo de relógio de ponto e a implementação da tecnologia, tal como a do Genyo, em sua capacidade total é um método eficaz para gerenciar registros de tempo e presença, fazer cumprir as políticas da empresa e aderir à legislação trabalhista.
Um relógio de registro de ponto online para os colaboradores é um sistema que permite aos funcionários entrar e sair do trabalho de locais autorizados, por meio de dispositivos como um smartphone ou um terminal no próprio local de trabalho. Esses dados são automaticamente integrados ao sistema de folha de pagamento. É a automação mais flexível, tanto para o gestor quanto para o colaborador, reduzindo aborrecimentos e erros ao registrar o tempo.
Qual a origem do registro de ponto?
O primeiro relógio para registrar ponto que se tem conhecimento data de 1888, em Nova York. Os termos usados na sua patente, de 1890, descreve o objetivo como um registrador mecânico de tempo para os trabalhadores, de forma que dá a entender a existência de outras formas de registros anteriormente. Contudo, esse primeiro sistema de registro de pontos, criado por Willard Le Grand Bundy,
No final do século 20, os sistemas de registro de ponto começaram a se afastar das máquinas mecânicas para sistemas eletrônicos de tempo e presença baseados em computador. O funcionário se cadastrava no sistema passando um cartão com tarja magnética, digitalizando um código de barras, aproximando uma etiqueta de um leitor, digitando um número ou usando um leitor biométrico.
Esses sistemas de registro de ponto eletrônico atuais são muito mais avançados do que o relógio de ponto mecânico, pois vários relatórios podem ser gerados. Os funcionários também podem usar o sistema para solicitar férias, inserir solicitações de ausência e visualizar suas horas trabalhadas. As interfaces de usuário podem ser personalizadas e oferecem recursos robustos de autoatendimento.
O que diz a legislação sobre o registro de ponto?
Agora que já descobrimos o que é um registro de ponto e a sua origem, vamos nos aprofundar um pouco mais nas questões práticas do assunto. Conforme dito anteriormente, o sistema de registro de pontos é obrigatório em alguns casos, segundo a legislação trabalhista brasileira.
A CLT, em seu artigo 74, §2º, estabelece a obrigatoriedade do controle de jornada para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores. O parágrafo seguinte ainda cita a respeito dos trabalhadores que executem atividades fora do local de trabalho, reforçando também o registro de ponto destes da forma que lhes couber.
Outro ponto tratado na CLT no que diz respeito ao controle de jornada é a possibilidade do registro de ponto por exceção. Isto é, somente irá se registrar o horário de entrada e saída que seja diferente do comum, deixando de se anotar os demais dias.
A Portaria 671 do MTP revogou as antigas Portarias 1.510 e 373 unificando toda legislação de controle de ponto, seja ele mecânico, cartográfico, biométrico e controle de ponto alternativo.
Os tipos de registros de pontos
Vimos que o registro de ponto evoluiu com o passar dos anos. Sendo assim, existem muitos sistemas e cabe a você gestor decidir aquele que melhor se adapta às necessidades dos seus negócios. Existem muitos tipos de registros de ponto para funcionários no mercado, mas os mais comuns são os seguintes:
Registro de ponto manual
O registro de ponto manual é a forma mais simples de registro de ponto que existe, podendo ocorrer de diversas formas. É o sistema de controle de jornada onde se anota manualmente, o horário de entrada e saída dos funcionários, podendo ser feito num caderno ou em uma planilha eletrônica.
Contudo, justamente por sua simplicidade, o registro de ponto manual acaba sendo o mais passível de erros e até mesmo fraudes, o que pode ser uma dor de cabeça para o gestor.
Registro de ponto mecânico
O processo de registro de ponto mecânico, desde a marcação de ponto até o contracheque funciona da seguinte forma: Primeiro, no início e no final de cada turno, o funcionário insere um cartão no dispositivo, que perfura o cartão com um carimbo de data/hora.
No final do período de pagamento, os funcionários somam as horas de trabalho com base nos carimbos de data/hora. Em seguida, cada colaborador envia seu cartão de ponto ao gestor. Se um funcionário se esquecer, o gestor deve lembrá-lo. Um gestor com uma equipe esquecida pode gastar tempo a cada folha de pagamento rastreando planilhas de horas, o que torna esse tipo de registro também suscetível a erros.
Registro de ponto eletrônico
Um registro de ponto eletrônico pode funcionar de diversas formas, tais como através de validação facial, como o sistema do Genyo, ou até mesmo com a sua biometria. Um sistema de registro de ponto eletrônico pode ser configurado para se adaptar a qualquer ambiente de trabalho. As empresas podem personalizar os recursos com base na necessidade. Além disso, os gestores podem monitorar os funcionários e ter acesso a relatórios.
Quais os benefícios de um sistema de registro de pontos?
Consoante ao que vimos nos tópicos anteriores, o sistema de registro de pontos é obrigatório para as empresas com mais de 20 funcionários. Contudo, não é só pela obrigatoriedade do controle de jornada que o gestor deveria pensar sobre o registro de ponto.
Isso porque, ter um controle de entrada e saída dos seus funcionários possui muitas vantagens para sua empresa. Vamos listar aqui alguns dos benefícios que o gestor pode obter ao utilizar algum sistema de registro de pontos, sobretudo um sistema eletrônico.
Obtenha precisão nos contracheques dos funcionários
Um relógio de ponto eletrônico inicia o controle de tempo por meio do aplicativo quando o funcionário marca seu turno. A integração com os departamentos de recursos humanos e de contabilidade irá gerar relatórios de registos de pontualidade e folha de pagamento, eliminando assim a necessidade de registo manual de horas e assiduidades.
Pela redução do pessoal necessário para gerir os registos e dados, reduz-se também o tempo gasto pela gestão para verificar, aprovar ou recusar os documentos relacionados com os tempos. Essas eficiências no tempo diminuirão os custos associados à folha de pagamento, aumentando assim os lucros. O retorno sobre o investimento em software de relógio de ponto.
Os registros de pontos manuais são muito suscetíveis a erros. Sendo assim, aproveitar os relógios de ponto pode aliviar o fardo do funcionário. Agora, tanto o gestor quanto os colaboradores podem apreciar a exatidão dos contracheques.
Aumente a produtividade
Quando é hora de processar a folha de pagamento no final de um período de pagamento, um processo manual exige que você colete cartões de ponto e reinsira os dados em sua solução de folha de pagamento. O tempo necessário para fazer isso para uma organização inteira pode ser extremamente tedioso. Se as responsabilidades forem de uma pessoa só, isso pode levar várias horas para ser feito.
Utilizar um software de registro de ponto reduz drasticamente o tempo necessário para processar sua folha de pagamento. Você pode gastar horas processando a folha de pagamento em questão de minutos quando fizer a troca.
Automatizar a coleta de tempo por meio do relógio de ponto garante que tudo esteja em um só lugar. Isso permite que seus dados sejam enviados automaticamente para o departamento responsável pela folha de pagamento para processamento e elimina a necessidade de reinserir os dados manualmente.
O resultado é um processamento preciso que pode levar apenas alguns minutos por período de pagamento. Reduzir o tempo necessário para executar a folha de pagamento e aumentar a precisão de seus dados pode levar a um aumento na produtividade.
Aumenta a satisfação e capacitação dos funcionários
Um registro de ponto, principalmente eletrônico, deixa os funcionários mais felizes. Isso porque o software garante um pagamento pontual e preciso. Além disso, oferece aos funcionários acesso seguro aos seus dados por meio de um portal de autoatendimento para funcionários. Isso facilita o acesso dos funcionários às informações sem a necessidade de passar pelo RH.
Com comunicação e treinamento eficazes, os funcionários podem ser encorajados a gerenciar suas atividades relacionadas ao tempo. Quando os funcionários são treinados em gerenciamento de tempo eficaz em conexão com seus horários de trabalho, essas habilidades também se estendem à produtividade. Os funcionários se sentem capacitados quando têm acesso às suas informações, e esse nível de capacitação pode levar a uma maior satisfação.
Tempo é dinheiro
O tempo é um recurso importante em qualquer negócio, seja uma pequena, média ou crucial e cria retornos mensuráveis.
Independentemente do ciclo de crescimento de uma empresa, todos os funcionários precisam ter um cronograma estabelecido para cobrir todas as tarefas, objetivos e metas necessários.
Os dados em tempo real e o rastreamento de tempo e recursos, bem como a geração de relatórios ajudarão na tomada de decisões para reforçar ou alterar suas políticas dentro da empresa. Quanto mais tempo e energia disponível no nível de gerenciamento e administração, maior será o tempo gasto na execução de tarefas e na implementação de políticas para melhorar as operações.
É sempre uma vantagem para a empresa quando o tempo e o foco da administração e do departamento de recursos humanos são dedicados a prioridades estratégicas e objetivos de longo prazo, e não a tarefas tediosas e demoradas.
Compliance
Os registros de ponto eletrônico podem ser programados com regras e regulamentos organizacionais com base no horário ou horário de trabalho de um funcionário, colaborando no compliance. Eles podem ser usados para notificar os gestores se um colaborador estiver atrasado, ausente, fizer muitas pausas ou sair mais cedo, sem falar que esses alertas estão disponíveis para o gestor assim que ocorrerem.
O software de registro de ponto pode ser personalizado para integração nos sistemas atuais da empresa para pontos de venda, recursos humanos, contabilidade, marketing e logística da cadeia de suprimentos. É a implementação de políticas derivadas de dados em tempo real e a flexibilidade das políticas à medida que os dados mudam ao longo do tempo que contribuem para o sucesso de uma empresa.
Evitar processos trabalhistas
Ao comparar registros de pontos eletrônicos com manuais, a margem de erro é muito maior com o último. Os erros não apenas afetarão o pagamento dos funcionários e causarão uma queda no moral, mas os erros na folha de pagamento também podem resultar em auditorias e multas, bem como processos trabalhistas. Por isso, os relógios de ponto fornecem uma proteção contra problemas legais, mantendo registros meticulosos e precisos do tempo de trabalho dos funcionários.
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