Você já ouviu falar sobre holerite? Esse importante documento funciona como um comprovante de pagamento para os seus funcionários.
Ter esse registro e comprovação é de suma importância para diversos aspectos da empresa, desde para o controle financeiro, tributário e a nível de cumprimento dos direitos trabalhistas.
Além disso, o holerite é um comprovante de renda para os colaboradores, tendo em vista que é especificado todos os valores recebidos e descontados.
E aí, quer entender em detalhes sobre as principais dúvidas sobre o holerite? Acompanhe a leitura!
O que é holerite?
O holerite se trata de um documento que consta o registro do salário do colaborador.
Essa documentação tem como função certificar que o funcionário está empregado naquela empresa, podendo servir como comprovante de renda para a locação de imóveis, empréstimo, abertura de conta, entre outras transações.
O holerite também serve como uma forma de prestação de contas da empresa a seu funcionário.
Isso porque nessa documentação consta todas as informações combinadas no contrato, como o salário bruto, descontos e benefícios que a companhia realiza em seu nome.
Você deve estar se perguntando agora: mas isso não seria a definição de contracheque?
Sim, você está correto(a)! Holerite e contracheque são sinônimos, cada região do país denomina esse documento de uma forma.
Em São Paulo, por exemplo, na maioria dos casos a palavra holerite é mais utilizada, por outro lado, nas outras regiões do país é mais comum ouvir o termo contracheque.
Qual a importância do holerite para a empresa?
O holerite é uma importante forma de ter o controle financeiro e fiscal da sua empresa, tendo em vista que a partir dessa documentação a equipe de RH pode fazer o controle de pagamento dos funcionários.
Lembrando que esses registros servem de histórico de todos os valores que foram pagos pela empresa para o colaborador, oferecendo assim um respaldo jurídico para a sua empresa, em caso de processo trabalhista.
Afinal, essa é a prova concreta de que a empresa pagou todos os tributos e remunerações descritas no contrato de trabalho.
Tipos de holerite
Existem dois principais modelos de holerite no mercado, sendo ele disponibilizado em sua versão impressa e em sua versão online.
Veja como cada um deles se apresenta:
Holerite impresso
O holerite impresso é o modelo mais comum desse documento, sendo organizado em planilhas do excel e em seguida impresso para ser entregue aos colaboradores.
A impressão do holerite deve ser feita em duas vias, tendo em vista que uma deve estar nas mãos do colaborador e outra nos registros da empresa.
Para facilitar esse processo de impressão, as empresas costumam fechar parcerias com gráficas que são especializadas nesse serviço.
Assim, os holerites são disponibilizados de maneira padronizada para que seja possível seguir um padrão em todos os documentos que serão emitidos e entregues aos colaboradores.
Holerite online
O modelo mais recente de holerite é o online, um tipo de que pode ser visto como vantajoso e econômico, ganhando maior força no mercado empresarial.
As empresas que seguem uma pegada mais ecológica já aderem a essa versão, compartilhando o holerite do funcionário através do e-mail ou em sistema próprio.
O holerite online permite o fácil acesso dos colaboradores para consultar essas informações a qualquer momento via PC, tablet ou celular.
Uma vantagem desse modelo é que a busca, controle e armazenamento do documento se torna facilitado.
O holerite é obrigatório?
Sim, a empresa é obrigada a fornecer aos funcionários um comprovante de pagamento mensal, de forma que respeite as diretrizes da CLT.
O artigo que especifica essa obrigação é o 464:
“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado, em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”
A empresa que não entregar essa documentação poderá sofrer processos trabalhistas e consequentemente a empresa pode ser condenada a pagar multas.
Inclusive, deixar de emitir e entregar o holerite ao trabalhador pode ocasionar a indenização para os colaboradores por danos morais em caso de algum tipo de constrangimento por não ter como comprovar sua renda.
Para ilustrar essa situação, em 2011, por exemplo, uma empresa mineira foi condenada a indenizar seu ex-funcionário, por danos morais justamente por essa questão.
Em diversas situações do dia a dia que o funcionário necessitava do holerite, ele não portava os holerites, tendo em vista que a organização não emitia mensalmente na época em que ele trabalhava para a organização.
Muitas empresas têm dificuldade em montar o holerite tendo em vista a dificuldade para calcular a remuneração e todos os encargos.
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Composição do holerite
Vejamos abaixo quais são os principais campos que compõem o holerite:
Cabeçalho do holerite
O cabeçalho do holerite conta com os campos:
Dados da empresa
As primeiras linhas apresentadas no holerite são os dados da empresa, na posição esquerda do documento, com o nome e CNPJ da organização.
Dados do funcionário
Abaixo dos dados da empresa são disponibilizados os dados do trabalhador, como o nome, código de registro na empresa, cargo e informações da conta para depósito.
Salário
Em alguns casos, no cabeçalho do holerite consta o valor do salário bruto, sem os descontos que configuram o salário líquido.
Data
Na região esquerda do holerite consta o dia, ano e mês referente ao documento emitido.
Colunas do corpo do holerite
As colunas do corpo do holerite conta com os campos:
Códigos de referência
Esse espaço é composto por uma tabela de duas colunas, onde na linha esquerda são apresentados o código que identifica os itens de cada holerite.
A sequência numérica costuma ter quatro dígitos, sendo utilizado um padrão interno da empresa.
Descrição
À direita temos a descrição dos códigos de referência, ou seja, o que se trata cada item do holerite.
Vencimentos
Nessa coluna são acrescentados os valores que estão presentes na remuneração, ou seja, o salário base do colaborador, horas extras, adicionais e gratificações.
Descontos
Além dos vencimentos, também são descritos os descontos, ou seja, os valores que são subtraídos da remuneração, como impostos e benefícios dedutíveis.
Linhas do corpo do holerite
As linhas do corpo do holerite são compostas por:
Salário Base
É o salário bruto no qual são calculados os impostos, sendo o valor que é combinado no momento do contrato.
Adiantamento
Existem algumas organizações que realizam a remuneração dos colaboradores mais de uma vez ao mês, nesses casos, a primeira parte do salário entrará no holerite como adiantamento na parte de descontos.
Horas extras
As horas extras aparecem no holerite nos casos em que o contrato de trabalho determina que elas sejam pagas.
No holerite aparece a hora extra comum com um acréscimo de 50% a mais da hora comum, e as horas extras realizadas aos domingos ou feriados vale o dobro da hora comum.
Existem algumas organizações que utilizam as horas extras no banco de horas ou oferecem tempo de folga para o trabalhador.
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Benefícios
Existem algumas empresas que descontam os benefícios como vale transporte, vale alimentação/refeição, plano de saúde e previdência privada no próprio holerite.
Esses descontos de benefícios não contam com um teto, com exceção do vale transporte, com valor máximo de 6% sobre o salário.
Outros adicionais
No holerite também podem surgir os seguintes campos nos vencimentos:
Gratificação
Alguns trabalhadores que ocupam cargos de confiança ou de alta responsabilidade têm direito a gratificações por seu trabalho.
Essa remuneração também deve constar no holerite do empregado.
Adicional noturno
Os trabalhadores que contam com uma carga horária dentro das 22h às 5h tem o direito de receber um adicional conhecido como adicional noturno, sendo ele 20% sobre o salário bruto.
Dentro desse período as horas extras também sofrem acréscimo, com a incidência de mais 20% sobre o valor da hora extra comum.
Descanso Semanal Remunerado ou Repouso Semanal Remunerado
De acordo com a legislação trabalhista todo trabalhador deve ter, no mínimo, 24 horas ininterruptas a cada 7 dias.
Nos casos em que não existe essa possibilidade a empresa deve fornecer ao trabalhador um valor adicional, que é calculado com base na soma das horas normais do mês, dividida pelo número de dias úteis (incluindo sábado).
Em seguida, o valor é multiplicado pelo número de domingos e feriados e o resultado é multiplicado pelo valor da hora normal.
Adicional de periculosidade
O adicional de periculosidade se trata de um adicional que representa 30% do salário bruto do colaborador que trabalha em condições perigosas, como com inflamáveis e explosivos ou sujeitas a situações de violência.
Adicional de insalubridade
Já o adicional de periculosidade é direcionado aos trabalhadores que operam em locais que oferecem condições de risco à saúde, como com agentes químicos, clima extremo ou ruídos altos.
Esse valor adicional é calculado sobre o salário mínimo e pode variar de 10% a 40%.
Contribuição sindical
A contribuição sindical também consta no holerite do trabalhador, caso o mesmo opte pelo pagamento, tendo em vista que esse não é um valor obrigatório.
A contribuição sindical representa o equivalente a um dia de trabalho, sendo pago anualmente e repassado ao sindicato de cada categoria.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
O IRRF se trata do valor que a empresa retém do seu salário e é paga à Receita Federal, sendo uma quantia porcentual progressiva, de 0 a 27,5% da renda.
O IRRF é calculado a partir do salário e dos vencimentos, levando em consideração todos os adicionais, não apenas o salário base.
INSS
A contribuição paga ao INSS consta no holerite e representa o valor de um percentual do salário bruto, que varia de acordo com a faixa.
Em 2022, as faixas estão fixadas em:
- Salário até 1.212,00: 7,5%
- Salário de 1.212,01 a 2.427,35: 9,0%
- Salário de 2.427,36 a 3.641,03: 12,0%
- Salário de 3.641,04 a 7.087,22: 14,0%
Linhas do rodapé do holerite
As linhas de rodapé do holerite são compostas por:
Base IRRF
A base do IRRF utiliza a base salarial para o desconto do IRRF.
Esse valor equivale à soma do salário base e adicionais, subtraindo a contribuição para o INSS.
Base INSS
A base do INSS equivale à soma dos vencimentos, podendo aparecer no holerite como salário de contribuição.
Base FGTS
A do FGTS se trata do valor utilizado para o cálculo do que será recolhido pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), se tratando da soma de todos os vencimentos.
Totais
Por fim, nos totais está explícito o valor do salário líquido, ou seja, com todos os acrescimentos e descontos, sendo aquele que cai na conta do trabalhador.
Conclusão
Como você viu no decorrer da leitura do artigo, o holerite é um documento de suma importância para empresa nos seus diversos processos internos.
Essa documentação possui uma importante contribuição para o controle financeiro, também funcionando em apoio a processos fiscais, tributários e trabalhistas da organização.
Não somente, o trabalhador passa a possuir o seu comprovante de renda, tornando assim o holerite um objeto de transparência da relação trabalhista.
Como o Genyo pode te ajudar com o holerite?
Agora que você já conhece a importância do holerite para auxiliar nas diversas questões da sua empresa, que tal ter uma ferramenta que vai te auxiliar no preenchimento das informações dessa documentação?
Como você viu anteriormente, o holerite discrimina todos os ganhos e descontos dos funcionários.
Com a ajuda do Genyo, a sua empresa pode ter o controle exato sobre o banco de horas, horas extras, faltas, horas noturnas e dezenas de outras ocorrências que interferem diretamente nos valores a serem pagos ao colaborador.
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