Por mais contraditório que possa parecer, um dos desafios da área de Recursos Humanos (RH) é provar o Retorno sobre Investimento (ROI) em pessoas, embora sejam elas que façam o negócio acontecer. Outra dificuldade é alinhar as ações do RH com o planejamento estratégico e traduzir isso em números, no orçamento empresarial. Mas tem um indicador que pode auxiliar, e muito, o gestor de RH na hora de superar os desafios: headcount.
Neste artigo você vai aprender:
O que é Headcount?
Indicador Chave de Desempenho ou KPI.
Como calcular o Headcount e por quê?
Qual é a importância de prever o Headcount para projetar o orçamento?
O que levar em consideração na hora de projetar o Headcount?
O que é Headcount?
Talvez por esse significado tão óbvio, num primeiro momento, esse Indicador Chave de Desempenho do RH parece ser bastante simples. De fato, se olhado isoladamente, não tem mistério, é o número total de colaboradores, independente do período trabalhado e carga horária. Mas, se lembrarmos que ele deve estar de acordo com o Planejamento Estratégico e Orçamento Empresarial, a análise desse índice passa a envolver outras questões, como veremos a seguir.
Indicador Chave de Desempenho ou KPI
Antes de aprendermos como calcular e como aplicar o headcount no orçamento empresarial, vamos lembrar um conceito importante, o de Indicador Chave de Desempenho ou KPI (da sigla em inglês Key Performance Indicators). Assim como qualquer gestor, o de RH também tem a missão de ajudar uma empresa a alcançar seus objetivos de negócios. O ideal é começar estabelecendo esses objetivos para, então, definir os indicadores que dirão se a equipe está ou não no caminho certo.
Entre as principais métricas de RH, destacamos:
- Headcount (número de colaboradores).
- Absenteísmo.
- Índice de rotatividade (turnover).
- Índice de retenção de talentos.
- Índice de satisfação dos colaboradores.
- Tempo médio de empresa.
- Investimento em treinamento.
- Lucratividade por colaborador.
- Relação horas extras e horas trabalhadas.
- Gastos com Folha de Pagamento.
Como calcular o Headcount e por quê?
Conhecendo os KPI’s do RH e sabendo que o primeiro passo é saber o número do colaboradores, a pergunta é como calcular o headcount? Como já dissemos, esse cálculo não tem mistério, é literalmente o número de funcionários da organização. Importante destacar que não precisa ponderar o horário de trabalho dos profissionais, ou seja, todos os colaboradores entram nessa conta.
Entretanto, como comentamos, o cálculo é simples, mas as demais questões que envolvem os planejamentos estratégico e orçamentário. Por isso, o primeiro item a ser pensado na hora de calcular e prever o Headcount é: qual é a estratégia de crescimento da empresa?
A resposta para essa pergunta será determinante para a elaboração de duas importantes ferramentas: orçamento de RH que deve estar alinhado ao orçamento empresarial. Simplesmente porque não tem como calcular a quantidade de colaboradores que serão necessários na empresa se o RH não souber para onde a organização pretende ir.
Logo, conseguindo responder qual é a estratégia de crescimento do negócio, cada área poderá fazer a previsão de contratação. A partir daí é que o setor de Recursos Humanos consegue iniciar a elaboração do orçamento.
Qual é a importância de prever o Headcount para projetar o orçamento?
O principal ponto aqui é lembrar que o Headcount vai influenciar em algo extremamente importante para o orçamento do negócio como um todo: a folha de pagamento. E é nessa etapa que tudo pode dar errado. Deixar de provisionar um valor para demissões e dissídio, por exemplo, pode resultar em graves problemas no caixa da empresa.
Um bom processo de previsão do número de colaboradores permite a criação de uma projeção de custos associados:
- À contratação da força de trabalho necessária para suportar a estratégia da empresa;
- Ao desenvolvimento dos colaboradores (necessidades de treinamento);
- Ao estabelecimento e definição de salários (levando em consideração as promoções).
Essa projeção exerce influência no Orçamento de RH. Com base nisso, o gestor de Recursos Humanos, em uma conversa transparente com CFO, consegue elaborar uma estratégia que atenda ao orçamento empresarial.
De acordo com o Headcount, a área de Gestão de Pessoas conseguirá projetar os gastos com pessoal, especialmente levando em consideração os diversos Encargos (INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões, etc.) e a parte da Gestão de Benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros).
Uma boa dica é trabalhar com a projeção de cenários orçamentários. A principal função da projeção é analisar o contexto (interno e externo) no qual a empresa está inserida e identificar fatores futuros que são passíveis de ocorrer. Vale ressaltar que a projeção de cenários não tenta prever o futuro, mas sim identificar fatores (variáveis) que podem se tornar reais em longo prazo. Desta forma a empresa pode se preparar, criando planos de ações prévios para os cenários mais prováveis.
O que levar em consideração na hora de projetar o Headcount?
No caso de previsão de Headcount, os cenários operacionais permitem projeções e simulações considerando as mais diversas alternativas de uso da capacidade produtiva da companhia. O importante nessa etapa é fazer as perguntas certas, por isso separamos algumas dicas do que questionar e como:
01: Identifique os objetivos e os desafios do seu negócio. Para isso, questione:
- Quais os desafios enfrentados pelo nosso negócio e nossa indústria?
- Quais os riscos e oportunidades que esses desafios apresentam para nossa organização?
Uma dica interessante é fazer uma espécie de mapa, começando pelos objetivos da empresa, independente do setor. Por exemplo, imagine que você tem uma loja e tem três grandes objetivos: aumentar o faturamento, se tornar referência no mercado que atua e expandir o número de filiais. Separadamente, pense o que será necessário para alcançar esses objetivos, como contratar mais colaboradores ou investir para a consolidação da marca. Entretanto, é possível que fatores internos e externos se tornem obstáculos para alcançar o sucesso, que fatores seriam esses? Crise econômica? Falta de profissionais qualificados disponíveis no mercado? Aí a necessidade de fazer o máximo de perguntas possíveis.
02: Identifique as métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho.
Além de realizar avaliação de desempenho, como já falamos anteriormente e citamos as principais métricas e indicadores em RH. O ideal é que o acompanhamento desses indicadores seja feito em intervalos curtos, assim é possível avaliar a necessidade de ajustes. A análise obtida a partir dos resultados desses indicadores será fundamental para a etapa seguinte: avaliação da força de trabalho.
03: Avalie sua força de trabalho atual.
- Quais são as funções críticas hoje e quais serão no futuro?
- Nossa mão de obra atual tem capacidade para atender à estratégia ou precisamos investir em treinamentos?
- Existe alguma área que esteja com baixo desempenho por falta de colaboradores?
- Possuímos colaboradores para sucessão?
04: Elabore um planejamento do Orçamento de Recursos Humanos e envie-o para revisão da controladoria. Por isso não esqueça de sempre levar em consideração os itens:
- Planejamento de Contratações
- Planejamento de Desligamentos
- Planejamento de Benefícios
- Orçamento de Salários, Encargos e Benefícios
Feito todo esse processo você conseguirá algo importantíssimo: dados. Uma cultura de planejamento orientada a dados possibilita aos gerentes, em todos os níveis, melhores tomadas de decisão. E isso é fundamental para organizações de alto desempenho.
Os indicadores de Headcount são aliados indispensáveis nesse processo de tomadas de decisões baseadas em dados, pois entendemos que ao olhar para onde a organização está e analisar onde ela quer chegar, o controller conseguirá fazer projeções mais precisas. Isso garantirá que, no futuro, a empresa conte não apenas com a quantidade certa de pessoas, mas também com o conjunto de habilidades necessário.
Sobre o autor
Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para o Genyo. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas! Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso a equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.
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