Para empresas, principalmente para o setor de Recursos Humanos, um dos grandes desafios, sejam elas micro ou grandes corporações, é fazer a gestão de banco de horas dos seus funcionários, principalmente se não optam por usar um sistema de cartão de ponto.
Ele é um dos mecanismos que permite o controle da jornada de trabalho e garante o cumprimento das funções dentro do esperado.
Além disso, ele reduz os erros e otimiza o tempo para que os gestores possam focar em outros processos relevantes para a empresa, como projetos que melhorem ainda mais o clima organizacional, planos de cargos e salários, entre outros.
Para que você fique por dentro das vantagens de optar por um cartão de ponto eletrônico digital, o Genyo preparou este artigo mostrando tudo o que você precisa saber para não ter mais dúvidas. Acompanhe a leitura até o final e aproveite as informações!
O que é cartão de ponto?
O cartão de ponto, que também é conhecido como relógio de ponto, é um sistema utilizado para anotação e controle da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Como está descrito na portaria 1.510/2009, estabelecimentos e empresas com mais de 20 funcionários em regime de CLT devem, obrigatoriamente, ter o controle de jornada realizado.
Antigamente, era muito comum você encontrar empresas fazendo o controle do cartão de ponto manualmente, através de cadernos, livros ou planilhas.
Hoje em dia, você já encontra algo muito mais moderno e tecnológico, que é o controle de ponto eletrônico digital. Ele é uma opção que traz mais vantagens, afinal, ele consegue reduzir bastante os erros de registros e cálculos trabalhistas.
Por se tratar de uma tecnologia digital é muito mais fácil e automático lidar com o registro de entradas, saídas e intervalos. Dessa forma, tanto o gestor quanto o trabalhador conseguem ter acesso ao controle do cartão de ponto mais facilmente.
Como o cartão de ponto funciona?
O cartão de ponto, assim como o relógio de ponto, funciona através de um aparelho onde são registradas as horas de entrada, intervalo e saída do colaborador.
Neste tipo de serviço, você encontra desde o cartão de ponto tradicional de papel até alguns mais atuais que são cartões magnéticos ou biometria facial e senha, mas como já dissemos, hoje em dia existem sistemas de controle de jornada mais atuais que permitem o funcionamento até mesmo por tablets e celulares.
Neste texto, vamos focar em falar sobre o controle de ponto digital, afinal você com certeza quer saber mais sobre o que tem de melhor, mais atual e mais tecnológico no mercado. Então, confira a seguir!
Se você é gestor de uma empresa e está precisando contratar um serviço de sistema de controle de ponto eletrônico digital, o Genyo está entre os melhores do mercado. É possível perceber o quanto ele é inteligente até pelo nome. Clique aqui e conheça as suas funcionalidades!
Vantagens do controle de ponto digital
Entre as vantagens de optar por um cartão de ponto digital temos:
1. Segurança e otimização
Optar por fazer o registro de jornada com um cartão de ponto digital é uma opção que vai trazer muito mais segurança e otimização nas demandas do RH.
Ao utilizar um sistema de controle de ponto em nuvem, por exemplo, você não corre o risco dos registros se perderem, afinal de contas o armazenamento é automático.
Isso vai otimizar o trabalho do RH, permitindo que ele possa dar atenção a outras demandas e fazendo com que ele consiga facilmente apurar todas as informações pertinentes à gestão da jornada de trabalho dos colaboradores.
2. Ganhar tempo
Como o RH não vai mais precisar ficar horas fazendo a revisão das planilhas ou corrigindo folhas de ponto, ele passa a ter muito mais tempo para gerir outras demandas como: analisar relatórios, fazer pesquisas de clima organizacional, propor feedbacks, etc.
Além de poder se dedicar ainda mais aos processos de recrutamento e seleção.
3. Reduzir riscos
Como estamos falando de um sistema de cartão de ponto eletrônico digital, os riscos são muito menores, afinal os erros na folha de ponto quase não vão existir, tudo é feito de maneira automática e tecnológica. E as informações ficam salvas na nuvem, ou seja, você não vai perdê-las nunca.
4. A empresa também pode ser híbrida ou home office
Por se tratar de um controle de ponto digital, onde é possível acessá-lo e controlá-lo de qualquer lugar pelo computador, tablet ou celular, trabalhar de maneira híbrida ou de home office não será um empecilho.
O que diz a Lei sobre o controle de ponto?
Como já falamos anteriormente, a lei afirma que qualquer estabelecimento com pelo menos 20 funcionários, precisa fazer o controle de ponto. O Art. 74 da CLT é o que estabelece que os horários de entrada, intervalos e saída do trabalho precisam ser registrados.
Como você pode ver no parágrafo a seguir:
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
No caso das empresas que têm um grupo de funcionários menor que 20, o registro de ponto é opcional. Mas é inegável, que até mesmo para esse tipo de empresa, as vantagens são inúmeras.
Podemos citar por exemplo, um maior controle sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores, assim como evitar erros de cálculo no momento de fazer o fechamento de ponto, pagamento na folha de pagamento, entre outras.
Desde 2021 o Ministério do Trabalho e Previdência revogou todas as outras portarias anteriormente expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego para lançar a Portaria 671. Desde então essa legislação é a oficial e vigente que regulamenta todos os tipos de controle de ponto existentes.
Pequenas e médias empresas precisam do controle de ponto?
Se a empresa funciona em regime de CLT, independente do seu tamanho e da quantidade de funcionários, o controle de ponto é a peça fundamental na hora de evitar erros, principalmente de cálculos trabalhistas.
Se a sua empresa ainda não faz uso de um controle de ponto, te garanto que esta é uma das melhores formas de garantir que a empresa está seguindo todas as suas obrigações trabalhistas.
Ou seja, fazendo uso de um sistema de controle de ponto, a empresa está se prevenindo de processos trabalhistas e reduzindo custos operacionais desnecessários.
Além disso, ele também serve para fazer o fechamento do ponto e alimentar o sistema de folha de pagamento dos colaboradores.
No caso do funcionário, ele pode conferir se está recebendo todos os seus direitos, de acordo com o que foi estabelecido no contrato.
Quais são as opções de sistemas de controle de ponto?
Quando falamos em controle de ponto, sabemos que existem algumas opções. Por isso, decidimos trazer algumas delas para que você possa decidir qual é a que melhor se encaixa na sua empresa.
Então, vamos entender cada uma e as suas vantagens.
Controle de Ponto Manual
Esse aqui figura na lista do que tem de mais atrasado e ultrapassado no mercado, afinal estamos falando do controle de ponto feitos a mão, em planilhas e cadernos de ponto.
Esta modalidade lidera o ranking das possibilidades de fraudes, sem contar que é um método que não oferece recursos além do registro de entradas, saídas e intervalos.
Diferente de outros sistemas mais modernos que geram relatórios e salvam as informações em nuvem, de forma automática.
Controle de Ponto Mecânico
Nesta modalidade, um pouco mais atual, mas ainda menos tecnológica, para fazer o registro do ponto, o colaborador, normalmente, precisa inserir um cartão de papel que registra o horário de entrada e saída.
O controle de ponto mecânico ainda é bastante usado e é uma das modalidades mais conhecidas. Esse modelo de ponto é considerado o pioneiro no registro de ponto eletrônico.
O seu funcionamento é feito da seguinte forma, os cartões de ponto magnéticos realizam a leitura através de um sistema de etiquetas RFID, que vem de Radio Frequency Identification. Apesar de ser um modelo útil, quando comparado com outras opções, acaba tendo um grau de segurança inferior.
Controle de Ponto Eletrônico
Esta modalidade já é um pouco mais avançada e tecnológica que as anteriores. No controle de ponto eletrônico, o controle de jornada é feito por meio de um relógio de ponto. Nele, existem duas formas de registro:
A primeira é pela leitura da biometria do funcionário, que consegue bater o ponto através da leitura da impressão digital, por exemplo. Que é algo pessoal e intransferível, o que dá um pouco mais de segurança para esta modalidade.
A segunda alternativa é por um crachá de acesso. Cada um contém um chip com os dados de cada trabalhador.
O ponto fraco desta opção, é que qualquer pessoa que esteja com esse crachá em mãos pode fazer o registro do ponto, dando margem a fraudes.
Mas vale destacar que como vantagem temos a praticidade e segurança de dados, por ser um sistema eletrônico.
Controle de ponto eletrônico digital
Este é o que tem demais moderno e tecnológico entre as modalidades de controle de ponto. Nesse caso, é possível fazer o registro dos dados com muito mais segurança e controle, evitando erros e fraudes.
Neste tipo de sistema, você não só pode usar a biometria digital e facial, os crachás em integração com relógios de ponto, como também pode optar por uma versão mais tecnológica e segura que é através de tablets, celulares e computadores.
Por se tratar de um sistema online, que faz uso de aplicativos, torna possível que o trabalhador possa fazer o registro até mesmo em um sistema home office ou híbrido.
Existe alguma desvantagem em fazer uso de controle de ponto digital?
Bom, a única desvantagem que podemos destacar, são os requisitos legais. O uso de sistemas de controle de ponto digitais precisam, necessariamente, atender à portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Então, na hora de escolher qual sistema contratar, é importante verificar se a empresa está de acordo com a lei.
Custos do controle de ponto para a empresa
Se a sua empresa já faz uso de um sistema de controle de ponto, seja ele com cartão de ponto, relógio de ponto ou aplicativo online, você deveria se perguntar qual é o custo disso.
Parece uma pergunta simples, não é mesmo?! Mas acredite, você pode estar tendo gastos maiores do que deveria que estão passando despercebidos e sobrecarregando o orçamento da organização sem que você perceba.
Muitos gestores ainda não sabem, mas excesso de horas extras, jornadas de trabalho mal administradas e processos trabalhistas podem causar um aumento significativo nos gastos da sua empresa. E esses custos estão diretamente ligados à maneira que você faz o seu controle de ponto.
Entre os gastos envolvidos estão:
- Processos trabalhistas oriundos da falha na gestão da jornada;
- Excesso de horas extras devido a um controle de ponto mal feito;
- Perda de tempo dos profissionais envolvidos no fechamento de ponto;
- Manutenção dos equipamentos como: relógio de ponto, bobina, cartão ponto, livro ponto, entre outros.
Conclusão
Até aqui você pode perceber o que é e como funciona um cartão de ponto e como hoje, existem novas formas e mais seguras de fazer o controle da jornada de trabalho do seu funcionário.
Então se você quer economizar nos custos com um sistema de controle de ponto eficiente que te dá segurança e resultado, você deve optar pelo que tem de melhor no mercado, e há algum tempo é o Genyo.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
Outras funcionalidades importantes são, a possibilidade de ter acesso a uma foto do colaborador no momento do ponto, o que dá mais segurança e garante que ele realmente estava trabalhando, principalmente em casos de home office.
São muitas as vantagens do Genyo e que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se encantar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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