Funcionalidade Assinatura Eletrônica – Empresa

Esta é uma das funcionalidades do plano Gestão Inteligente que permite sua empresa enviar relatórios do Genyo a seus colaboradores para coleta de assinatura eletrônica, sem a necessidade de impressão em papel. Esta funcionalidade também exige uma foto do colaborador para comprovar que foi ele mesmo quem assinou o documento.

O colaborador também consegue contestar informações que ele acredita que a empresa deve revisar antes dele assinar o documento. Você poderá responder essa contestação e ela ficará disposta no sistema tal como um chat com seu colaborador! ?

 

Há três maneiras de habilitar a funcionalidade Assinatura Eletrônica para seus colaboradores: Para um funcionário em específico, para todos os colaboradores de uma Unidade de Trabalho em específico e para todos os colaboradores cadastrados no sistema.

Abaixo ensinamos cada uma delas:

 

Como habilitar a assinatura eletrônica para um colaborador

– Acesse o menu lateral “Colaboradores”;

menu colaboradores

– Clique sobre o nome do funcionário em questão;

vincular unidade de trabalho

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

campo assinatura

– Depois basta clicar em “Salvar”.

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica de uma Unidade de Trabalho

– Basta acessar o menu lateral “Administrativo > Unidades de trabalho”;

criar uma unidade de trabalho

– Clique sobre a Unidade de Trabalho que deseja habilitar essa funcionalidade ou clique em “Nova” se desejar criar uma nova unidade de trabalho já com essa configuração ativada;

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

– E agora clique em “Salvar”.

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica para todos os colaboradores

– Basta acessar o menu lateral “Configurações > Sistema”;

menu sistema

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

campo assinatura

– Depois é só descer a tela e marcar a caixinha “Aplicar configurações a todos os colaboradores;”

aplicar a todos os colaboradores

– E agora clique em “Salvar”.

escala folga fixa

Como enviar e acompanhar a assinatura de documentos

Após os ajustes necessários no Histórico do colaborador, você pode enviar relatórios para o funcionário assinar eletronicamente.

Observação: Certifique-se que os respectivos e-mails foram cadastrados no perfil dos funcionários.

– Acesse o menu lateral “Relatórios” e selecione:

  • o “Tipo” de relatório desejado
  • o “Período de apuração” que deseja para o documento;
  • e o “Colaborador” em questão

Atenção: Para esse tipo de ação, não é possível enviar o relatório para coleta de assinatura para todos os colaboradores em lote. Somente para um colaborador por vez.

– Clique em “Enviar assinatura eletrônica”;
– Clique em “Sim, enviar”.

enviar solicitação

O Genyo enviará um e-mail automaticamente para seus colaboradores informando sobre os documentos disponíveis para a assinatura em suas áreas web.

Você pode consultar o andamento da assinatura dos documentos enviados aos colaboradores acessando o menu lateral “Relatórios” e clicar no botão “Assinaturas solicitadas”.

Para ver a foto que o colaborador registrou no momento da assinatura do documento, clique no ícone da câmera na frente do nome do colaborador em questão.

assinaturas solicitadas

Como criar assinaturas eletrônicas para o empregador/gestor

Faça login em sua área administrativa;
– Acesse o menu lateral ‘Administrativo’;
– Clique no submenu ‘Usuários’;

assinatura eletrônica

– Clique no nome do seu usuário e depois em ‘Crie sua assinatura eletrônica’.

assinatura eletrônica
assinatura eletrônica

-No campo em branco escreva sua assinatura;

assinatura eletrônica

-Clique em ‘Visualizar’ para ver como ficou;

assinatura eletrônica

-Se não estiver de acordo, basta clicar em ‘Limpar’;
-Senão, clique em ‘Salvar’.

assinatura eletrônica
assinatura eletrônica

Pronto, sua assinatura eletrônica está cadastrada.

Como assinar um relatório como empregador/gestor

Um relatório estará disponível para assinatura do empregador/gestor após o colaborador já ter assinado o documento primeiro.

– Acesse o menu lateral ‘Relatórios’.

assinatura eletrônica

– Clique em ‘Assinaturas Solicitadas’.

assinatura eletrônica

– Selecione a data da solicitação, o status ‘Assinado pelo colaborador’ e clique em ‘Buscar’.

assinatura eletrônica

– Clique no ícone verde para ‘Assinar documento’.

assinatura eletrônica

-Tire uma foto do seu rosto para confirmar a assinatura.

assinatura eletrônica

Pronto! O relatório já está duplamente assinado por você e seu colaborador.