Funcionalidade Assinatura Eletrônica - Empresa

Funcionalidade Assinatura Eletrônica – Empresa

Com essa funcionalidade você consegue enviar uma solicitação para coletar a assinatura do colaborador e ainda exigir uma foto para comprovar que foi ele mesmo quem assinou o documento.

O colaborador também consegue contestar informações que ele acredita que a empresa deve revisar antes dele assinar o documento. Você poderá responder essa contestação e ela ficará disposta no sistema tal como um chat com seu colaborador! 💙

 

Há três maneiras de habilitar a funcionalidade Assinatura Eletrônica para seus colaboradores: Para um funcionário em específico, para todos os colaboradores de uma Unidade de Trabalho em específico e para todos os colaboradores cadastrados no sistema.

Abaixo ensinamos cada uma delas:

 

Como habilitar a assinatura eletrônica para um colaborador

– Acesse o menu lateral “Colaboradores”;

menu colaboradores

– Clique sobre o nome do funcionário em questão;

vincular unidade de trabalho

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

campo assinatura

– Depois basta clicar em “Salvar”.

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica de uma Unidade de Trabalho

– Basta acessar o menu lateral “Administrativo > Unidades de trabalho”;

criar uma unidade de trabalho

– Clique sobre a Unidade de Trabalho que deseja habilitar essa funcionalidade ou clique em “Nova” se desejar criar uma nova unidade de trabalho já com essa configuração ativada;

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

– E agora clique em “Salvar”.

escala folga fixa

Como habilitar a assinatura eletrônica para todos os colaboradores

– Basta acessar o menu lateral “Configurações > Sistema”;

menu sistema

– Desça a tela e no campo “Assinatura eletrônica” marque a caixinha “Permitir que o colaborador assine eletronicamente os relatórios do Genyo enviados pela sua empresa”;

campo assinatura

– Depois é só descer a tela e marcar a caixinha “Aplicar configurações a todos os colaboradores;”

aplicar a todos os colaboradores

– E agora clique em “Salvar”.

escala folga fixa

Como enviar e acompanhar a assinatura de documentos

Após os ajustes necessários no Histórico do colaborador, você pode enviar relatórios para o funcionário assinar eletronicamente.

Observação: Certifique-se que os respectivos e-mails foram cadastrados no perfil dos funcionários.

– Acesse o menu lateral “Relatórios” e selecione:

  • o “Tipo” de relatório desejado
  • o “Período de apuração” que deseja para o documento;
  • e o “Colaborador” em questão

Atenção: Para esse tipo de ação, não é possível enviar o relatório para coleta de assinatura para todos os colaboradores em lote. Somente para um colaborador por vez.

– Clique em “Enviar assinatura eletrônica”;
– Clique em “Sim, enviar”.

enviar solicitação

O Genyo enviará um e-mail automaticamente para seus colaboradores informando sobre os documentos disponíveis para a assinatura em suas áreas web.

Você pode consultar o andamento da assinatura dos documentos enviados aos colaboradores acessando o menu lateral “Relatórios” e clicar no botão “Assinaturas solicitadas”.

Para ver a foto que o colaborador registrou no momento da assinatura do documento, clique no ícone da câmera na frente do nome do colaborador em questão.

assinaturas solicitadas