5W2H: compreenda tudo sobre essa ferramenta e saiba como utilizá-la

A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente. Confira como funciona essa ferramenta! Veja mais neste artigo!
Sumário
5W2H o que é

Uma das metodologias mais populares entre os administradores, empreendedores, gestores, grupos de aprimoramento profissional é o 5W2H. Porém, principalmente para os novos integrantes dessa área, essa ferramenta pode ser ainda uma novidade. Por isso, hoje vamos começar definindo o 5W2H, o que é essa metodologia, e quais as suas vantagens.

Principalmente no que concerne às empresas que visam uma vantagem competitiva, utilizar a ferramenta em conjunto com outras estratégias é um excelente modelo de promover melhorias e direcionar a forma mais rentável para o negócio.

Em vista disso, para demonstrar como funciona a ferramenta de gestão 5W2H e como esta pode beneficiar a sua empresa, o Genyo preparou este artigo bem completo e informativo para que você possa estar ciente de todos os detalhes necessários para aplicá-la no seu negócio.

O que é o 5W2H e como funciona?

Para quem busca uma ferramenta de gestão eficaz, não pode renunciar a uma planilha 5W2H. Apesar de sua nomenclatura pouco convencional, essa trata-se de uma ferramenta bastante simples de compreender, e ainda mais fácil de aplicar em seu negócio.

Como mencionado, essa é uma ferramenta de gestão empregada no planejamento estratégico de empresas. Para atingir seu objetivo, ela parte de uma meta para organizar os passos que serão dados para alcançá-la.

O que significa 5W2H?

As metas mencionadas anteriormente, estão associadas ao conceito de 5W2H. Por isso, ela funciona como um checklist para definir todas as etapas de sua realização. Dessa forma, 7 perguntas devem ser respondidas:

  • What — o que será feito?
  • Why — por que fazer?
  • Where — onde será feito?
  • When — quando?
  • Who —- por quem?
  • How — como será feito?
  • How much — qual é o custo?

Por se tratar de uma metodologia derivada do inglês, seu nome permaneceu o mesmo. Visto que possuem 5 perguntas iniciadas por W, e 2 por H, originando assim seu nome “5W2H”.

O que significa cada diretriz da metodologia?

  • What (o que fazer): qual é o projeto ou atividade que está sendo planejada? Qual é o objetivo que você deseja alcançar?
  • Why (por que fazer): por que isso precisa ser feito? Por que isso é importante para a empresa?
  • Where (onde será feito): será dentro ou fora da empresa? É responsabilidade de um setor específico ou departamento? Qual seria esse setor?
  • Who (por quem será feito): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?
  • When (quando): quando cada uma das atividades começarão? Quando é o prazo para terminá-las? (Nesta etapa, se faz necessário construir um cronograma organizado de todas as ações que serão feitas).
  • How (como fazer): quais serão as etapas e ações para alcançar o objetivo definido? (Utilize também das respostas das etapas anteriores como o quem e o quanto, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo uma data de término específica para elas).
  • How much (quanto custará fazer): qual será a despesa para cumprir todas as tarefas planejadas? Nessa etapa, é necessário avaliar bem quais os recursos humanos e materiais necessários e estimar quanto eles vão custar.

Como surgiu a metodologia?

Registros apontam uma relação entre o modelo japonês de produção, o Toyotismo, e a criação e popularização do 5W2H. O Sistema Toyota de Produção surgiu na década de 1950, quando dois especialistas japoneses, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, visitaram os Estados Unidos e tiveram contato com o Fordismo, um modelo de produção vigente no país, naquela época.

Focados na qualidade do processo, e eliminação do desperdício, Ohno e Toyoda idealizaram uma metodologia de acordo com as encomendas dos clientes. Isso foi algo que otimizou a produção, reduzindo os gastos com matéria prima, estoque e tempo de espera dos clientes.

Assim, o sistema funciona a partir de um ambiente controlado no qual é possível gerir a qualidade dos produtos a partir de dois pontos principais. O primeiro desses corresponde a fazer certo desde o primórdio do projeto, ou seja executar um planejamento com primazia.

Este precisa evitar o desperdício de tempo, de dinheiro, de recursos humanos e materiais. Já o segundo tópico é a correção de erros. Isso dava aos trabalhadores a possibilidade de parar a produção para consertar qualquer anormalidade identificada no durante o processo.

Foi justamente utilizando desses princípios que os funcionários iniciaram a fazer uso da ferramenta 5W2H, ao vislumbrar a necessidade de encontrar uma solução de forma ágil, para assim retornarem à produção rapidamente.

Dessa forma, utilizando a metodologia 5W2H, as respostas obtidas às questões que foram realizadas ajudaram a nortear o trabalho, de forma mais objetiva, e também efetiva. Em vista disso, se tornou entendível que este é um método que pode ser aplicado em qualquer ação ou planejamento, mesmo que esteja em fase de desenvolvimento.

Por isso, pode ser utilizada para identificar oportunidades de negócio dentro do setor de atuação, ou mesmo para resolver problemas. Assim, é uma ferramenta que pode ser aplicada de forma interna, dentro da empresa, ou externa.

Como aplicar o 5W2H?

O método 5W2H pode ser de grande valia para empresas que desejam crescer e ganhar relevância no mercado em que atuam. Devido ao cenário econômico atual, o qual se encontra em elevada competitividade, obter um planejamento estratégico pode gerar impactos positivos em suas ações.

Da mesma forma que o não uso dessas ferramentas pode ocasionar prejuízos que poderiam ser antecipados, incluindo a redução na capacidade competitiva da organização.

Levando em consideração esses fatores, a metodologia 5W2H, se destaca das demais por ser uma ferramenta simples, porém ao mesmo tempo completa e funcional.

Em geral, para aplicar a metodologia é necessário utilizar uma planilha 5W2H, com as perguntas (o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto) listadas na primeira coluna. Assim, as respostas explicadas são colocadas na segunda coluna.

Porém não há uma única fórmula, e sim caminhos a adotar. No entanto, para todas as ações é importante considerar com a ajuda de colaboradores para elaborar um plano estratégico no qual contenha as respostas que a metodologia propõe.

As atividades de brainstorming são excelentes para interagir com a sua equipe e extrair as informações necessárias. Procure definir abordagens diferentes para as situações analisadas, isso irá elevar as opções e também o alcance da ação.

Como fazer a planilha 5W2H?

Antes de construir a planilha, é importante estabelecer as verdadeiras causas do problema a ser resolvido, ou da meta a ser alcançada. Feito isso, não há uma regra para a ordenação das etapas/colunas da sua planilha.

Entretanto, é muito recomendável que a sua planilha inicie sempre com o “What”, ou “o que”, visto que essa será a definição do seu problema, ou meta.

A planilha deverá ser dividida em duas lacunas, a primeira deverá conter todas as sete perguntas, os 5 “w”s e os 2 “h”s. Já na segunda coluna, serão preenchidos com as respostas de todas as questões.

Certifique-se de que as definições sejam as mais claras possíveis, para que todos os envolvidos no processo consigam executar suas funções de forma correta, por isso o detalhamento é importante.

É válido lembrar que as respostas de cada pergunta estarão conectadas uma com as outras, ou pelo menos deveriam. Isso fará da sua abordagem mais completa e abrangente. Por isso, ao explicar os reais motivos do porquê aquilo está acontecendo, os colaboradores tendem a se engajar mais para trabalhar naquela questão.

Uma ótima dica é compartilhar as informações, por isso, se possível, utilize documentos online, como são os casos das planilhas eletrônicas. Dessa forma podem ser compartilhados na nuvem, e qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de onde estiver.

Quando fazer uso da 5W2H?

Como mencionado, o sistema 5W2H pode ser utilizado sempre ao iniciar uma nova atividade na empresa, sendo essa simples, ou mesmo mais complexa como um projeto que levará meses.

Dessa forma é possível observar a importância do 5W2H como uma ferramenta de produtividade extremamente versátil. Por conta disso, pode ser empregado em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática. Inclusive, a mesma dispensa até grandes treinamentos.

Basta responder as 7 perguntas presentes na metodologia, e pronto, terá seu plano de ação. Para comprovar a versatilidade desse método, existem alguns exemplos que o 5W2H pode ser aplicado, confira-os a seguir:

  • organizar um happy hour com todos os colaboradores, para assim conseguir descobrir o que seria mais agradável ao grupo;
  • implementar uma nova tecnologia em algum departamento;
  • elaborar estratégias de conteúdo para os perfis da empresa nas redes sociais;
  • implementar hábitos que melhorem a criatividade e aumentem a produtividade da equipe;
  • organizar a mudança dos colaboradores para um novo local de trabalho da empresa;
  • escolher um novo software para controle de ponto na sua empresa;
  • realizar um grande projeto para um importante cliente.

Benefícios de empregar a 5W2H

5W2H o que é

Ao colocar em prática o 5W2H, fica cada vez mais evidente a importância dessa metodologia à rotina da empresa. A princípio, tratando-se da objetividade da técnica, ela pode ser utilizada por empresas de todos os portes, ou seja, desde o microempresário que deseje otimizar suas atividades, ou mesmo grandes empresas que precisam trabalhar em grandes projetos.

Em vista disso, é um sistema que não precisa de uma equipe técnica especializada para aplicar, por isso qualquer colaborador pode se beneficiar dessa metodologia. Além disso, essa  é uma excelente metodologia para conduzir seu negócio até seus objetivos.

A ferramenta 5W2H é essencial na hora de definir esses passos, por evidenciar as tarefas necessárias a serem feitas até que as metas sejam alcançadas. Também estabelece metas e prazos precisos, tal como os responsáveis para a realização de cada tarefa.

Outras vantagens também podem ser identificadas, como as mencionadas a seguir:

  • rápida visualização das necessidades, desempenhos motivações, riscos e caminhos a serem percorridos até que as metas sejam alcançadas;
  • otimização do tempo para implementar uma nova ideia;
  • maior clareza e direcionamento às estratégias;
  • maior eficiência com menos desperdício e utilização de recursos.

Ferramentas para integrar com o uso do 5W2H

O sistema 5W2H, apesar de muito completo e efetivo, ainda possibilita a integração com outros sistemas para aumentar a sua eficiência. Confira outras ferramentas que podem ser úteis para fazer uso em conjunto ao 5W2H.

Matriz GUT

Antes de aplicar qualquer metodologia, é preciso fazer análises internas para identificar todos os problemas. É justamente nessa parte que a matriz GUT, ou Matriz de propriedades entra. Ela auxilia a priorizar a resolução dos problemas, orientando qual a melhor direção tomar dentro da instituição.

Seu nome, é uma sigla para a forma como a matriz age, significando Gravidade, Urgência e Tendência, classificando cada instância entre 1 e 5 (1 significa situação mais favorável e a 5 a mais favorável).

Na primeira linha de análise, a gravidade, essa analisa o impacto do problema no negócio, avaliando tanto no médio quanto no longo prazo. Já no quesito urgência, essa matriz estipula o prazo em que a questão será solucionada, para que sejam minimizados os impactos negativos.

Já no quesito tendência, é compreendido qual a perspectiva sobre a mudança do cenário, avaliando se existirá algum impacto, ou não, caso a situação não seja contornada.

Diagrama da Espinha de Peixe

Nessa técnica, visam ser identificadas as relações de causa e efeito dos problemas que ocorrem dentro da instituição. Por isso, para aplicar esse método, é necessário analisar 6 causas principais: máquina, método, meio-ambiente, medida, mão de obra, material.

Cada um desses dois tópicos representa o nicho do problema que deverá ser analisado. Portanto, isso irá variar de acordo com o que foi percebido no seu diagnóstico da empresa, ou do projeto. Assim, ao listar esses seis motivos, é possível elaborar um plano de ação baseado no 5W2H para solucionar o problema.

Conclusão

Como visto nas citações acima, a aplicação da metodologia 5W2H é simples e descomplicada. Além disso, pode ser uma ótima aliada no planejamento estratégico da sua empresa.

Apesar da complexidade que a sigla tende a passar a impressão, na verdade a aplicação do método se mostra completamente ao contrário, com um adendo de ser muito útil para alcançar seus objetivos.

Por isso, antes de aplicar lembre-se de aplicar um diagnóstico empresarial, para saber justamente de onde deve partir o seu plano de ação. Uma vez que isso for realizado basta colocar em prática o 5W2H.

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