Conhecer os direitos dos colaboradores é essencial na gestão de pessoas, independente do tamanho da sua empresa! Logo, se os seus colaboradores costumam viajar a trabalho, vale a pena conferir o guia que vamos mostrar abaixo para saber quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa.
Veja a seguir o que diz a CLT a respeito de viajar a trabalho, quais são os direitos relacionados a viagem a trabalho, incluindo horas extras e pagamentos de despesas, e como controlar as despesas de viagem!
O que é considerado viagem a trabalho?
Uma viagem a trabalho acontece quando o colaborador precisa se deslocar para representar a empresa, em função do trabalho.
Uma viagem a trabalho pode ser desde uma viagem a outra cidade para fechar um negócio ou até mesmo uma visita a um cliente na mesma cidade.
Ou seja, é qualquer situação em que há necessidade de percurso para fora do local habitual de trabalho, feito para desempenhar função vinculada à empresa.
São exemplos de viagem a trabalho:
- Vendas externas;
- Reuniões fora do local de trabalho;
- Participação em eventos corporativos;
- Visita a filiais da empresa;
- Treinamentos fora do local de trabalho.
O que diz a CLT sobre viagem a trabalho?
Não há muitos pontos específicos sobre viagem a trabalho na CLT.
No entanto, há alguns artigos gerais que impactam diretamente na regulamentação de viagem a trabalho.
O Art. 2 da CLT define que uma empresa é responsável por assumir os riscos de sua atividade econômica. Assim, embasa que é responsabilidade da empresa custear as despesas com viagem a trabalho.
Conforme o Art. 457, parágrafo 2° da CLT: “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Ou seja, diárias de viagem a trabalho e reembolsos de despesas não possuem natureza salarial, por isso não integram a base para cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários, como a contribuição ao INSS.
Anteriormente, caso as diárias de viagem ultrapassassem 50% do salário, elas integrariam o salário. Porém, isso foi revogado.
O Art. 4 da CLT, “Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”. Este é um trecho que embasa o direito à hora extra em viagens a trabalho, como veremos.
Vale lembrar que as leis trabalhistas estão sujeitas a atualizações. Assim, é essencial estar sempre de olho. A reforma trabalhista de 2017 promoveu uma série de medidas em que houve o fortalecimento dos acordos entre empresa e colaborador, que também devem ser considerados na regulamentação de viagem a trabalho.
Quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa?
Com cada vez mais colaboradores viajando a trabalho, muita gente quer saber: quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa? Quanto a isso, não há segredo: todos os direitos tradicionais dos colaboradores são mantidos. No entanto, existem algumas particularidades. Falaremos mais sobre elas abaixo.
Hora extra
Quando colaboradores perguntam quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa, uma das principais dúvidas se relaciona ao pagamento das horas extras.
Nesse sentido, a CLT, bem como várias convenções coletivas dos trabalhadores, deixa bem claro que o período de deslocamento em viagem a trabalho faz parte da jornada de trabalho.
Com isso, se esses deslocamentos somados ao período trabalhado extrapolarem a jornada de trabalho, o colaborador tem direito a receber horas extras.
O mesmo vale para períodos em que o funcionário está à disposição da empresa (sobreaviso). Isso acontece quando, mesmo com atividades restringidas, o colaborador está à disposição para ser acionado a qualquer momento pela empresa, de maneira previamente acordada.
É importante especificar em política de viagens corporativas casos em que pode ocorrer sobreaviso, devendo ser acordado entre empresa e colaborador. Conforme a CLT (inclusão da Lei 14.442 de 2022), o tempo de uso de softwares para teletrabalho, por exemplo, fora da jornada não constitui sobreaviso, exceto quando há previsão de acordo individual ou em convenção coletiva de trabalho.
A pernoite, por sua vez, não é parte da jornada.
Para evitar problemas com a legislação trabalhista, o registro de jornada de trabalho é essencial mesmo em viagem a trabalho. Para isso, o Controle de Ponto Genyo pode ser grande aliado: com o próprio computador e celular o colaborador, interno ou externo, bate ponto de forma rápida, prática e segura sem a necessidade de equipamentos caros.
Já o limite de horas extras pode ser moldado via acordo ou convenção coletiva. Isto é, a empresa precisa ter esse cuidado em seus contratos e políticas.
Periculosidade
Viagem a trabalho em si não configura condição de trabalho penosa, insalubre ou perigosa. Assim, não há direito a adicional de periculosidade.
Seguro e acidentes
Seguro para viagem não é obrigatório em viagem a trabalho nacional- ficando a cargo da empresa optar por contratar ou não seguro para seus viajantes corporativos. No caso de viagem internacional, é obrigatório.
Em relação a acidente, quando ocorre em viagem a trabalho, ele é configurado como acidente do trabalho, devendo ser comunicado pela empresa à Previdência Social até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência, conforme a Lei Nº 8.213.
A Previdência Social assegura ao colaborador uma série de benefícios relacionados a acidente do trabalho, que variam conforme o contexto, gravidade, carências e outras especificidades descritas nessa lei.
Pagamento de despesas de viagem a trabalho
O pagamento de despesas de viagem a trabalho é responsabilidade da empresa. São exemplos de despesas que devem ser cobertas pela empresa:
- Transporte (passagens aéreas/rodoviárias, km rodado);
- Hospedagem;
- Traslados;
- Alimentação;
- Ingressos de eventos corporativos em que representarão a empresa.
Despesas pessoais não precisam ser cobertas pela empresa, como bebidas alcoólicas, passeios turísticos, multas.
O pagamento das despesas de viagem a trabalho podem ser feitos de diversas formas, sendo elas:
- Diárias de viagem: o colaborador recebe um valor para custear cada dia de viagem, sendo mais comum quando o contrato de trabalho prevê viagens frequentes;
- Adiantamento: a empresa faz um adiantamento para arcar com as despesas estimadas da viagem, sendo mais comum em casos pontuais;
- Reembolso de despesas: o funcionário arca com as despesas da viagem a trabalho e solicita reembolso para a empresa mediante à prestação de contas;
- Cartão corporativo: o funcionário arca com as despesas usando cartão corporativo.
Reembolso de despesas e cartão corporativo são os melhores métodos para transparência e otimização dos pagamentos de despesas de viagem a trabalho.
Cada modalidade possui suas particularidades, mas nenhuma delas deve eliminar o processo de prestação de contas, que é essencial para garantir que a empresa arque com as despesas adequadamente e para evitar fraudes.
Cabe à empresa também ter políticas internas bem estruturadas para evitar problemas com direitos dos colaboradores em relação a viagem a trabalho. Nas políticas, deve ser definido como serão feitos pagamentos de despesas de viagem a trabalho, como deve ser feita a prestação de contas, quais comprovantes de gastos são aceitos e assim por diante.
Como controlar despesas de viagem?
O controle de despesas de viagem a trabalho é essencial tanto para os colaboradores, que serão ressarcidos, quanto para a empresa – a fim otimizar os custos de viagens e evitar fraudes.
Isto pode ser feito por meio de planilhas, por exemplo. No entanto, existem softwares que otimizam bastante o tempo de todos os colaboradores que participam desses processos de prestação de contas e controle de despesas.
Para o controle de despesas de viagem eficaz é interessante contar com aplicativos, como o VExpenses – onde é possível a gestão de despesas de viagem completa, incluindo adiantamentos, reembolsos e cartão corporativo.
O uso de um aplicativo promove benefícios diversos aos colaboradores, como:
- Simplificação do processo de prestação de contas: digitalizando as notas fiscais, o app preenche o relatório de despesas automaticamente;
- Praticidade: por meio do celular, é possível lançar as despesas de onde estiver, assim que elas acontecerem, evitando o acúmulo de notinhas e de trabalho pendente;
- Segurança: reembolso garantido conforme as políticas da empresa, sem risco de perder seus comprovantes.
Um app como o VExpenses, promove também uma série de benefícios para a empresa, como:
- Maior transparência de gastos em viagem a trabalho;
- Praticidade no processo de análise e aprovação de reembolsos: o app identifica automaticamente se as despesas estão dentro das suas políticas;
- Maior controle dos gastos: dados de adiantamentos, reembolsos e cartões corporativos unificados, em tempo real, em dashboards inteligentes;
- Redução de fraudes: o módulo Horus é capaz de identificar lançamento de notas fiscais com itens como bebidas alcóolicas e notas duplicadas;
- Simplificação de reembolso de KM: com acompanhamento de rotas via GPS.
Praticidade e transparência nos processos impactam na qualidade de trabalho dos colaboradores e de departamentos como financeiro, gestão de pessoas e jurídico.
Assim, um bom controle de despesas de viagem a trabalho é essencial para evitar problemas com a legislação trabalhista e insatisfações, além de otimizar os gastos e a gestão de tempo no trabalho.
Veja outras dicas em Como fazer o controle de despesas de viagem corporativa?
Agora que você já sabe quais os direitos do funcionário que viaja pela empresa, confira também outros artigos no blog do VExpenses, com diversos conteúdos sobre viagem a trabalho e gestão de despesas!
