Conhecer os direitos dos colaboradores é essencial na gestão de pessoas.
Veja a seguir o que diz a CLT a respeito de viajar a trabalho, quais são os direitos relacionados a viagem a trabalho, incluindo horas extras e pagamentos de despesas, e como controlar as despesas de viagem!
O que é considerado viagem a trabalho?
Uma viagem a trabalho acontece quando o colaborador precisa se deslocar para representar a empresa, em função do trabalho.
Uma viagem a trabalho pode ser desde uma viagem a outra cidade para fechar um negócio ou até mesmo uma visita a um cliente na mesma cidade.
Ou seja, é qualquer situação em que há necessidade de percurso para fora do local habitual de trabalho, feito para desempenhar função vinculada à empresa.
São exemplos de viagem a trabalho:
- Vendas externas;
- Reuniões fora do local de trabalho;
- Participação em eventos corporativos;
- Visita a filiais da empresa;
- Treinamentos fora do local de trabalho.
O que diz a CLT sobre viagem a trabalho?
Não há muitos pontos específicos sobre viagem a trabalho na CLT.
No entanto, há alguns artigos gerais que impactam diretamente na regulamentação de viagem a trabalho.
O Art. 2 da CLT define que uma empresa é responsável por assumir os riscos de sua atividade econômica. Assim, embasa que é responsabilidade da empresa custear as despesas com viagem a trabalho.
Conforme o Art. 457, parágrafo 2° da CLT: “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Ou seja, diárias de viagem a trabalho e reembolsos de despesas não possuem natureza salarial, por isso não integram a base para cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários, como a contribuição ao INSS.
Anteriormente, caso as diárias de viagem ultrapassassem 50% do salário, elas integrariam o salário. Porém, isso foi revogado.
O Art. 4 da CLT, “Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”. Este é um trecho que embasa o direito à hora extra em viagens a trabalho, como veremos.
Vale lembrar que as leis trabalhistas estão sujeitas a atualizações. Assim, é essencial estar sempre de olho. A reforma trabalhista de 2017 promoveu uma série de medidas em que houve o fortalecimento dos acordos entre empresa e colaborador, que também devem ser considerados na regulamentação de viagem a trabalho.
Quais os direitos em viagem a trabalho?
Em uma viagem a trabalho todos os direitos do colaborador são mantidos. No entanto, há algumas particularidades que geram dúvidas. Vejamos a seguir!
Hora extra
O período de deslocamento em viagem a trabalho faz parte da jornada de trabalho.
Com isso, se esses deslocamentos somados ao período trabalhado extrapolarem a jornada de trabalho, o colaborador tem direito a receber horas extras.
O mesmo vale para períodos em que o funcionário está à disposição da empresa (sobreaviso). Isso acontece quando, mesmo com atividades restringidas, o colaborador está à disposição para ser acionado a qualquer momento pela empresa, de maneira previamente acordada.
É importante especificar em política de viagens corporativas casos em que pode ocorrer sobreaviso, devendo ser acordado entre empresa e colaborador. Conforme a CLT (inclusão da Lei 14.442 de 2022), o tempo de uso de softwares para teletrabalho, por exemplo, fora da jornada não constitui sobreaviso, exceto quando há previsão de acordo individual ou em convenção coletiva de trabalho.
A pernoite, por sua vez, não é parte da jornada.
Para evitar problemas com a legislação trabalhista, o registro de jornada de trabalho é essencial mesmo em viagem a trabalho. Para isso, o Controle de Ponto Genyo pode ser grande aliado: com o próprio computador e celular o colaborador, interno ou externo, bate ponto de forma rápida, prática e segura sem a necessidade de equipamentos caros.
Já o limite de horas extras pode ser moldado via acordo ou convenção coletiva. Isto é, a empresa precisa ter esse cuidado em seus contratos e políticas.
Periculosidade
Viagem a trabalho em si não configura condição de trabalho penosa, insalubre ou perigosa. Assim, não há direito a adicional de periculosidade.
Seguro e acidentes
Seguro para viagem não é obrigatório em viagem a trabalho nacional- ficando a cargo da empresa optar por contratar ou não seguro para seus viajantes corporativos. No caso de viagem internacional, é obrigatório.
Em relação a acidente, quando ocorre em viagem a trabalho, ele é configurado como acidente do trabalho, devendo ser comunicado pela empresa à Previdência Social até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência, conforme a Lei Nº 8.213.
A Previdência Social assegura ao colaborador uma série de benefícios relacionados a acidente do trabalho, que variam conforme o contexto, gravidade, carências e outras especificidades descritas nessa lei.
Pagamento de despesas de viagem a trabalho
O pagamento de despesas de viagem a trabalho é responsabilidade da empresa. São exemplos de despesas que devem ser cobertas pela empresa:
- Transporte (passagens aéreas/rodoviárias, km rodado);
- Hospedagem;
- Traslados;
- Alimentação;
- Ingressos de eventos corporativos em que representarão a empresa.
Despesas pessoais não precisam ser cobertas pela empresa, como bebidas alcoólicas, passeios turísticos, multas.
O pagamento das despesas de viagem a trabalho podem ser feitos de diversas formas, sendo elas:
- Diárias de viagem: o colaborador recebe um valor para custear cada dia de viagem, sendo mais comum quando o contrato de trabalho prevê viagens frequentes;
- Adiantamento: a empresa faz um adiantamento para arcar com as despesas estimadas da viagem, sendo mais comum em casos pontuais;
- Reembolso de despesas: o funcionário arca com as despesas da viagem a trabalho e solicita reembolso para a empresa mediante à prestação de contas;
- Cartão corporativo: o funcionário arca com as despesas usando cartão corporativo.
Reembolso de despesas e cartão corporativo são os melhores métodos para transparência e otimização dos pagamentos de despesas de viagem a trabalho.
Cada modalidade possui suas particularidades, mas nenhuma delas deve eliminar o processo de prestação de contas, que é essencial para garantir que a empresa arque com as despesas adequadamente e para evitar fraudes.
Cabe à empresa também ter políticas internas bem estruturadas para evitar problemas com direitos dos colaboradores em relação a viagem a trabalho. Nas políticas, deve ser definido como serão feitos pagamentos de despesas de viagem a trabalho, como deve ser feita a prestação de contas, quais comprovantes de gastos são aceitos e assim por diante.
Como controlar despesas de viagem?
O controle de despesas de viagem a trabalho é essencial tanto para os colaboradores, que serão ressarcidos, quanto para a empresa – a fim otimizar os custos de viagens e evitar fraudes.
Isto pode ser feito por meio de planilhas, por exemplo. No entanto, existem softwares que otimizam bastante o tempo de todos os colaboradores que participam desses processos de prestação de contas e controle de despesas.
Para o controle de despesas de viagem eficaz é interessante contar com aplicativos, como o VExpenses – onde é possível a gestão de despesas de viagem completa, incluindo adiantamentos, reembolsos e cartão corporativo.
O uso de um aplicativo promove benefícios diversos aos colaboradores, como:
- Simplificação do processo de prestação de contas: digitalizando as notas fiscais, o app preenche o relatório de despesas automaticamente;
- Praticidade: por meio do celular, é possível lançar as despesas de onde estiver, assim que elas acontecerem, evitando o acúmulo de notinhas e de trabalho pendente;
- Segurança: reembolso garantido conforme as políticas da empresa, sem risco de perder seus comprovantes.
Um app como o VExpenses, promove também uma série de benefícios para a empresa, como:
- Maior transparência de gastos em viagem a trabalho;
- Praticidade no processo de análise e aprovação de reembolsos: o app identifica automaticamente se as despesas estão dentro das suas políticas;
- Maior controle dos gastos: dados de adiantamentos, reembolsos e cartões corporativos unificados, em tempo real, em dashboards inteligentes;
- Redução de fraudes: o módulo Horus é capaz de identificar lançamento de notas fiscais com itens como bebidas alcóolicas e notas duplicadas;
- Simplificação de reembolso de KM: com acompanhamento de rotas via GPS.
Praticidade e transparência nos processos impactam na qualidade de trabalho dos colaboradores e de departamentos como financeiro, gestão de pessoas e jurídico.
Assim, um bom controle de despesas de viagem a trabalho é essencial para evitar problemas com a legislação trabalhista e insatisfações, além de otimizar os gastos e a gestão de tempo no trabalho.
Veja outras dicas em Como fazer o controle de despesas de viagem corporativa?
Confira também outros artigos no blog do VExpenses, com diversos conteúdos sobre viagem a trabalho e gestão de despesas!
